5 tips om kandidaten op een nette manier af te wijzen na een sollicitatiegesprek

Nadat je jouw vacature doeltreffend uit hebt gezet ontvang je sollicitaties. Je gaat aan de slag met de selectie en nodigt op basis van cv en motivatie(brief) een aantal kandidaten uit voor een gesprek. Over het algemeen nodig je meer kandidaten uit dan je plaatsen hebt, zodat je vergelijkingsmateriaal hebt en de meest geschikte sollicitant kunt kiezen voor jouw openstaande vacature. Dit betekent wel dat je na het gesprek mensen af moet gaan wijzen. Door hier zorg aan te besteden houden alle sollicitanten, aangenomen of niet, een positief gevoel over aan je bedrijf. In deze blog delen wij 5 tips om kandidaten op een nette manier af te wijzen na afloop van een sollicitatiegesprek.

Candidate Experience

Slecht nieuws brengen is nooit leuk, maar wel onderdeel van het recruitmentvak. Het allerbelangrijkste is dat de kandidaat geen nare bijsmaak overhoudt aan de afwijzing. Een negatieve ervaring zorgt er namelijk niet alleen voor dat deze kandidaat in de toekomst niet meer zal solliciteren en wellicht geen producten van jouw bedrijf meer zal aanschaffen, maar hij of zij zal deze ervaring ook delen met vrienden en familie. Dit alles heeft een negatief effect op je employer brand en het imago van je bedrijf. Iets dat je natuurlijk wilt voorkomen. Maar hoe zorg je er dan wel voor dat de kandidaat een positief gevoel overhoudt aan het feit dat hij of zij afgewezen wordt?

1. Geef mondelinge feedback

De kandidaat heeft zorg besteed aan zijn sollicitatie met een keurig verzorgd cv en een professionele motivatie(brief). Vervolgens heeft de sollicitant zichzelf goed voorbereid op het gesprek, is hij of zij langsgekomen bij jullie op kantoor of heeft tijd vrijgemaakt voor een digitaal gesprek. Een flinke inspanning vanuit de kandidaat. Het is dan ook allesbehalve netjes om de sollicitant in dit stadium af te wijzen via mail. Neem daarom telefonisch contact op binnen de beloofde reactietermijn zodat je een persoonlijke toelichting kunt geven en laat blijken dat je de inspanning, die de kandidaat voor jouw vacature heeft geleverd, waardeert.

2. Begin met het slechte nieuws

Draai in het telefoongesprek niet om de boodschap heen. De kandidaat wil graag weten waar hij of zij aan toe is. Dit wil niet zeggen dat je het gesprek moet openen met de woorden “je bent het helaas niet geworden”. Start bijvoorbeeld het gesprek met vertellen dat jullie de afgelopen week een x aantal gesprekken hebben gehouden met kandidaten en dat deze gesprekken geëvalueerd zijn. Op basis daarvan hebben jullie een keuze gemaakt … enzovoorts.

3. Benoem specifiek de sterke en minder sterke punten van de kandidaat

Elke kandidaat heeft sterke en minder sterke eigenschappen en kwalificaties. Een kandidaat stelt het op prijs wanneer je in je feedback ingaat op de punten die goed of minder goed overkwamen. Wees daarbij wel voorzichtig in je bewoording en plaats je ervaring in perspectief van de vacature. Er is geen reden om als een bulldozer over de kandidaat heen te denderen. Geef bijvoorbeeld aan dat een andere kandidaat op een bepaald vlak sterker was en geef vooral aan waardoor dit kwam. Dit is constructief en komt anders over dan dat je simpelweg zegt dat iemand ergens niet goed in is.

4. Geef de kandidaat concrete tips

Een sollicitatiegesprek is een leerproces, zeker voor studenten en starters. Zij hebben zulke gesprekken immers nog niet zo vaak gevoerd. Concrete tips helpen de kandidaat om in het vervolg beter voor de dag te komen. Uit ervaring weten we dat de campus recruitment doelgroep deze vorm van feedback erg op prijs stelt. Kies ook hier je woorden zorgvuldig en geef vertrouwen mee. Je hebt de kandidaat immers maar beperkt gesproken, het wil dus niet zeggen dat hij of zij altijd zo is. Zeg dus niet “je komt onzeker over (punt)”, maar “probeer in een toekomstig gesprek zelfverzekerder over te komen, bijvoorbeeld door…”. Indien van toepassing kun je bijvoorbeeld ook aangeven op welke punten de kandidaat zichzelf beter voor had kunnen bereiden. Beperkt jezelf tot een aantal tips en geef hierop duidelijke toelichting zodat de kandidaat er ook echt iets mee kan. Het feit dat jij de tijd neemt om tips te geven, ook al is de kandidaat het niet geworden, zorgt voor een positiever beeld van je organisatie. Bovendien helpt het de kandidaat om zich te ontwikkelen en in de toekomst een betere indruk achter te laten bij een volgend sollicitatiegesprek.

5. Sluit het telefoongesprek positief af

Probeer het telefoongesprek altijd op een positieve manier af te sluiten. Geef bijvoorbeeld aan dat je het een erg fijn gesprek hebt gevonden, maar dat er sterke concurrentie was. Wanneer er andere carrièremogelijkheden zijn binnen jullie bedrijf waar je de kandidaat interessant voor vindt, dan kun je dit aangeven. Wanneer dit niet het geval is, maar je wel positief bent over de kandidaat, kun je vragen of deze opgenomen wil worden in jullie talentpool. De goedkeuring van de kandidaat is erg belangrijk, gezien volgens de wet bewaren van persoonsgegevens sollicitatiegegevens binnen vier weken na een afwijzing verwijderd moeten zijn. Wanneer de kandidaat toestemming geeft om zijn of haar gegevens te bewaren, mag je deze redelijkerwijs één jaar lang bewaren, daarna moet je weer opnieuw om toestemming vragen.

Sollicitanten worden ambassadeurs

Iedere fase van het sollicitatieproces vraagt om een andere benadering en manier van afwijzen. Heb je moeite met het afwijzen van kandidaten die niet voor een gesprek in aanmerking komen? Lees dan onze tips om kandidaten af te wijzen in de eerste fase van het sollicitatieproces. Een positieve candidate experience is wat jij iedere sollicitant wilt bieden. Wij geven je in deze blog een aantal speerpunten om jouw candidate experience te verbeteren. Slecht nieuws brengen is nooit leuk, doe je dat echter op een positieve manier dan houden sollicitanten een goed gevoel over aan je organisatie. Deze ervaring zullen zij vervolgens delen, zo worden ook kandidaten waarvoor jij geen (directe) werkplek hebt ambassadeurs van je bedrijf!

Hulp nodig bij het vinden van passend talent?

Met een uitgebreide kennismaking, transparantie en persoonlijke communicatie vinden we de beste kandidaten voor onze klanten. Lees hier meer over onze dienstverlening. We helpen ook jullie bedrijf graag aan passend talent voor openstaande vacatures, uiteraard met een optimale candidate experience.

Op afstand de juiste kandidaten werven – Richt jouw digitale campus recruitment optimaal in

In een alsmaar groeiende digitale maatschappij zijn we allemaal steeds meer gewend om te communiceren via telefoon, computer, tablet, smartwatch, etc. De jongere generatie waar we ons met campus recruitment op richten, weet hier feilloos haar weg in te vinden. Werf jij studenten en starters, dan is het belangrijk dat ook jullie recruitmentproces daarop ingericht wordt. Zeker in tijden zoals nu, gedurende de Coronacrisis. Wij geven in deze blog een aantal tips om jullie recruitmentproces te digitaliseren en op afstand de juiste talenten te selecteren.

Vacaturetekst opstellen

Een succesvolle wervingscampagne begint bij een duidelijke vacaturetekst. Zorg dat intern is bepaald wie er nodig is en aan welke eisen jullie nieuwe medewerker moet voldoen. Afstemming hierover met collega’s gebeurt normaal op kantoor, maar ook digitaal kun je hier natuurlijk prima over schakelen. Stel op basis daarvan een wervende vacaturetekst op. Heb je hier hulp bij nodig? Download dan onze vacature template en ga aan de slag!

Wervingcampagnes

Nu je een goede vacaturetekst hebt opgesteld is het tijd om te gaan werven. Dit doe je natuurlijk sowieso al deels digitaal, maar wat als dat volledig digitaal moet? Welke kanalen kun je dan het beste inzetten? Afhankelijk van je wervingsbehoefte, adviseren wij je om jouw vacature tenminste op jullie website, enkele passende vacaturebanken en dichtbijgelegen onderwijsinstellingen uit te zetten. Daarnaast kun je natuurlijk je vacature posten op LinkedIn en zelf hunten naar kandidaten. Hier kom je misschien al een eind mee, maar ben je geen bekende werkgever of zoek je iemand uit een schaarse doelgroep? Dan is dat waarschijnlijk niet genoeg.

Wat dan het meest efficiënt is, is een online jobmarketing campagne om de juiste kandidaten te vinden. Via Facebook, LinkedIn, Instagram, Google Adwords en Google Display heb je talloze mogelijkheden om je vacatures heel gericht onder de aandacht te brengen bij jullie doelgroep. Natuurlijk zijn daar kennis van online marketing en een passend advertentiebudget voor nodig, maar je krijgt er uitstekende kandidaten voor terug. Let wel, niet elk kanaal werkt even goed bij elke doelgroep en de efficiëntie van je campagne hangt samen met je gekozen communicatiestrategie (gebruik persona’s en een candidate journey!). Een online wervingscampagne wordt extra aantrekkelijk wanneer je meerdere vergelijkbare functies wilt vervullen, zoals voor een traineeship. Met ons moederbedrijf Natural Talent werven we bijvoorbeeld grote groepen trainees voor RichtingZuid, Metropoolregio Amsterdam en Gemeente Amsterdam.

Recruitmentsysteem

Nadat jullie vacature online (en middels een campagne) is uitgezet zal je sollicitaties ontvangen. Zorg ervoor dat alle vacature-uitingen naar de juiste landingspagina verwijzen en dat alle sollicitanten op de juiste plek terecht komen. De voorkeur heeft natuurlijk een overzichtelijk ATS-systeem waarin alle kandidaten opgeslagen en behandeld kunnen worden. Dit geeft overzicht en een bijkomend voordeel is dat je veel kunt automatiseren. Maar ook wanneer kandidaten via mail dienen te solliciteren is het belangrijk dat de afhandeling zo professioneel mogelijk gebeurt. Dit is op afstand allemaal goed mogelijk. Het belangrijkste: zorg voor een duidelijk sollicitatieproces waarin de kandidaat weet waar hij of zij aan toe is en volg dat proces nauwkeurig op.

Online sollicitatiegesprekken voeren

Waar sollicitatiegesprekken normaalgesproken veelal face-to-face plaatsvinden, is ook dit op digitale middelen zoals Skype, ZOOM, Facetime en Microsoft Teams aangewezen. Telefonische gesprekken kunnen natuurlijk ook, maar dan mis je wel een hoop qua beeldvorming. Iets dat veel zegt over een kandidaat. Wij maken voor eerste gesprekken in onze werving en selectie altijd gebruik van deze digitale middelen en merken dat dit voor kandidaten erg goed werkt. Ze voelen zich vertrouwd in hun veilige thuisomgeving en zijn gewend om digitaal te communiceren. Nu is dit voor bedrijven vaak wel even wennen, maar ben jij een van degenen die momenteel thuis werkt, dan zal het inmiddels voor jou al een stuk vertrouwder voelen.

Zorg er bij digitale gesprekken in ieder geval voor dat de kandidaat duidelijk weet op welk tijdstip, via welke ‘link’ en met wie het gesprek gehouden wordt, evenals hoe hij of zij zich kan voorbereiden. Ben als organisator van het gesprek vervolgens op tijd, zodat je de kandidaat toe kunt voegen aan het gesprek, zodra deze inbelt. Ook digitaal kunnen meerdere personen aansluiten. Stem voor een soepel gesprek intern goed af wie modereert en wat voor vragen jullie willen stellen, dat geeft een professionele indruk en zorgt dat je de juiste informatie verwerft. Doe aan het begin van de digitale call ook even een voorstelrondje en geef de kandidaat de ruimte om vragen te stellen. Naar wens kun je eenvoudig meerdere digitale gespreksrondes met verschillende personen en zelfs assessments opzetten en op die manier volledig digitaal de juiste kandidaat voor jullie vacature selecteren.

Kandidaten aannemen

Nadat een kandidaat alle digitale selectierondes heeft doorstaan is het tijd om een contract aan te bieden. Ook dit kan prima via de digitale weg gebeuren. Zelfs arbeidsvoorwaardengesprekken kunnen op afstand plaatsvinden en contracten kunnen digitaal worden ondertekend. Zorg er wel voor dat de kandidaat de ruimte krijgt om het contract door te nemen en houd de communicatie open. Zo voorkom je dat kandidaten door onzekerheid alsnog afhaken.

De start

In deze tijden kans zelfs een eerste werkdag digitaal plaatsvinden. Hierdoor is de onboarding anders en dienen ook toegangen, laptop, telefoon, etc. anders geregeld te worden. Denk hier voor de aanname van een kandidaat goed over na en spreek duidelijk af hoe de kandidaat aan zijn of haar spullen komt. Dienen deze bijvoorbeeld opgehaald te worden of worden ze bezorgd? Zorg zeker aan het begin voor extra digitale schakelmomenten om de organisatie en collega’s beter te leren kennen. Vanuit verschillende bedrijven zie je digitale koffiepauzes, vergaderingen en vrijdagmiddagborrels verschijnen. Waar een nieuw lid van het team op kantoor snel bij iemand binnen kan lopen voor een vraag of kennismakingsgesprekken heeft, maakt de afstand dit lastiger. Geef duidelijk aan dat dit nu via mail, chat of telefoon kan gebeuren. Door hier extra aandacht aan te besteden zorg je ervoor dat jullie nieuwe collega zich op afstand toch snel thuis voelt.

Toon jezelf een goede werkgever

Doordat er minder direct contact is met elkaar kunnen nieuwe en al langer meedraaiende werknemers sneller een afstand voelen tot het bedrijf. Check daarom regelmatig hoe het gaat en laat je waardering zien met een kleine attentie. Daarmee beloon je ze meteen voor hun inzet. Ook een extra informeel momentje zoals een e-borrel kan hierbij helpen. Belangrijk is dat je medewerkers gemotiveerd blijven. Naast hun fysieke gezondheid is ook hun mentale gesteldheid van groot belang voor jullie bedrijf. Besteed daar dus wat extra aandacht aan en houd je medewerkers fit en gemotiveerd.

Aan de slag

Is jouw digitale recruitmentproces op orde? Ga aan de slag met de werving van jullie nieuwe medewerkers en zorg ervoor dat je dat toptalent bindt aan jullie bedrijf. Hulp nodig bij het werven van passend talent? Neem dan even contact met ons op.